为充分展现学院近70年的历史沿革和办学成就，学院拟建校史馆，现就学院各时期的史料征集通知如下：

一、征集对象

广大校友、全校师生员工、离退休老同志等及其家属以及社会各界人士。

二、征集内容

（一）文字文本类

主要包括但不局限于：

1、反映学院各个时期重要事件、重点建设、重大发展、重大成果的文件、报刊、书籍、文字资料等；

2、学院各个时期的招生简章、招生计划表、教材、教案、教学大纲、讲义、试卷、学生作业、读书学习笔记、实习方案等（含早期油印本、刻印本）；

3、学院各个时期印发的刊物、印刷品（如创刊号）及本校教师编写的教材（含校本教材）、教学大纲、专著、译著、编著等（含早期油印本、刻印本），反映校园生活的各类师生自办刊物、纪念册等；

4、对学院产生过重要影响的人物的文稿、信函、著作、传记、媒体报道材料等；

5、上级领导、社会知名人士及重要嘉宾、优秀校友来校视察、参观、访问或演讲形成的资料文稿及题词等。

（二）照片影像类

主要包括但不局限于：

1、学院各个时期尤其是早期办学阶段教学科研、实习实训实践活动、社会服务，以及教职工和学生日常工作、学习、生活场景和文体活动的图片、音视频资料；

2、早期校园建筑、校园风光的图片；

3、学院重大活动的图片、音视频资料；

4、上级领导来校视察、检查的图片、音视频资料；中央、省（部）领导接见校友的照片、音视频资料；

5、毕业生合影照片、毕业纪念册、毕业周年聚会等的图片、音视频资料；

6、建校以来师生获重大奖项的优秀音视频作品；

7、校友、教职员工或其他人员，讲述学院历史的音像资料。

（三）实物类

主要包括但不局限于：

1、学院不同历史时期使用的校徽、纪念章等实物和照片；

2、学院各个时期具有代表性的有纪念意义的师生证件，包括录取通知书、学生证、阅览证、借书证、社团证件、成绩单、饭卡、饭票、毕业证书、工作证、明信片等实物和照片；毕业合影照片、同学录、纪念册、师生间赠言题录、书信等实物和照片；

3、学院团体或个人获得的省部级及以上各类奖状、奖杯、奖牌、奖章、证书等；

4、师生员工参加国内外重大活动（包括社会活动、学术活动、重要比赛或评比等）所获得的文件和实物材料，如通知、请柬、代表证、会议文件、信函、聘书、证书、奖状、奖品、声像资料等；

5、学院各个时期具有纪念意义的教具、仪器设备、教学模型、手绘图纸等；

6、优秀校友、知名教授等具有纪念意义的个人用品、聘书、科技论著、技术革新、发明专利、手稿等；

7、反映校友在工作岗位上获得重要成就、对企业发展建设做出贡献或产生重要社会影响的事迹材料，包括文字、照片、实物（聘书、证书等）、媒体报道、音像资料等；

8、学院各个时期的校园地形图、学院平面图，特别是早期地图等。

（四） 未列入以上内容其他具有特别保存价值的资料

三、任务分工

（一）各部门负责收集整理部门史料、党建史料，二级学院还需向在校学生、历届校友征集史料。

（二）原湖南省交通学校、湖南省交通干部学校、湖南公路技工学校、湖南交通高级技工学校以及2001年升格为湖南交通职业技术学院后所有具有展出价值的史料由党政办公室从现有档案资料中遴选。党政办公室还需负责上级主管部门和社会各界的史料征集。

（三）离退休工作处负责收集整理离退休人员（含并入的所有学校）及家属的史料。

（四）招生就业处（校友办）协助各二级学院校友史料的征集。

（五）图书馆负责统计图书资料，收集不同时期图书馆风貌照片、借书证以及具有历史意义和展示价值的图书资料等。

四、征集方式

（一）捐赠。 捐赠后资料及实物档案所有权归学院。学院（档案室）负责捐赠资料及实物档案的交接登记、妥善保管。对捐赠具有重要价值档案资料的捐赠者，学院颁发捐赠荣誉证书，以致谢忱。

（二）代管。 对特别珍贵的资料和实物档案，本人（或亲属）有委托学院保存意愿的，学院档案室可代为保管。

凡捐赠、委托代管具有较高历史价值的资料或实物者，捐赠人、委托人可优先、无偿利用。凡捐赠者享有著作权的资料，学院档案室将依法予以保护。捐赠者有特殊要求的，学院档案室将本着对国家、社会和个人有利的原则予以尊重。

（三）复制 。对极为珍贵的资料和实物档案，提供学院复制后，学院有权展示相关材料，原件归还本人（或亲属）。

（四）其他方式。

五、资料甄别与登记

（一）资料甄别

1、各负责人自行甄别

（1）所捐赠的资料必须具有一定的价值、代表性，或具有特殊背景，或其载体、记录方式、涉及年代、事由和人物具有特殊意义。

（2）核实资料来源，确保资料来自可靠的渠道，如官方文件、历史文献、权威媒体等。

（3）考察资料的真实性，核对资料是否与历史事实相符，是否有明显的错误或矛盾之处。

（4）评估资料的权威性和可信度，考证资料作者或发布机构的信誉和权威性，以及资料的可信度和被引用情况。

2、学院层面甄别

学院组织有关人员负责比较不同资料之间的差异和相似性，对内容相同的史料，选取具有代表性的。

（二）资料登记

征集整理甄别后的所有资料登记造册，交由学院档案室保管。校史馆需要展出的校史资料或实物从档案室借出。（征集登记表见附件一）

六、其他

（一）征集截止时间为2023年12月31日。

（二）总联系人：高妮（13574875462），其他联系人见附件二。

党委宣传统战部

2023年10月10日